По данным аналитического агентства IDC в 2020 г. по всему миру с помощью принтеров и МФУ было распечатано в общей сложности 2,8 трлн страниц, что на 14% меньше, чем годом ранее. Конечно, значительный вклад в такое резкое падение внесла пандемия COVID-19 и связанное с ней сокращение деловой активности, однако общая тенденция постепенного снижения объёмов офисной печати в мире будет продолжаться и далее. При этом, согласно отчёту о безопасности печати исследовательского агентства Quocirca, ожидается, что тенденция на рынке услуг аутсорсинга печати будет... прямо противоположной! Авторитетные аналитики считают, что этот рынок вырастет до более чем 50 млрд долл. уже к 2023 г. (с уровня в 28 млрд долл. в 2016 г.), со среднегодовым ростом в 8,5% в период между 2017 и 2023 гг. Тенденция перехода на аутсорсинг во всех областях, где это возможно, а не только в печати, уже довольно давняя и общемировая. В современных условиях получается, что чем скорее компания перейдёт на аутсорсинг печати, тем для неё лучше.
«А почему так получается?», – спросите вы. Ниже мы рассмотрим, что такое аутсорсинг печати, его основные элементы и наиболее важные преимущества, а также особенности реализации в варианте OPS (Optimized Print Services), предлагаемом Konica Minolta.
Говоря простыми словами, аутсорсинг печати предполагает передачу всех забот об офисной печати на плечи профессионального подрядчика. Ваши ИТ-специалисты могут вообще забыть о принтерах и сосредоточиться на других задачах поддержания ИТ-инфраструктуры.
Основные «кирпичики»
А теперь чуть больше деталей. По сути мы говорим о проекте оптимизации офисной печати, в ходе которого сначала подрядчик изучает текущее состояние дел в компании и даёт своё заключение о всех фактических затратах печать (а многие из них не очевидны для руководства). Это важная отправная точка, позволяющая позже точно оценить выигрыш, который компания получила в результате перехода на аутсорсинг. Именно отсюда берутся те самые впечатляющие 20-30% экономии затрат, о которых обычно говорят, как о результатах перехода на OPS.
Без качественной и профессиональной оценки текущего состояния дел с офисной печатью, учитывающей все фактические расходы, нельзя будет точно оценить реальный выигрыша от внедрения аутсорсинга. В «скрытые» расходы входят и потери из-за распечатанных, но забытых на принтерах документов – по нашему опыту, обычно их доля достигает 15%, не говоря уже о риске утечки конфиденциальной информации. А есть ещё администрирование и бюджетирование закупок расходников, затраты на обучение ИТ-специалистов, вынужденных поддерживать разнородный печатный «флот», и т.п.
Далее наступает этап внедрения нескольких элементов (их полнота и последовательность определяется по договорённости с заказчиком). Первый и самый важный элемент – переход на сервис по модели аутсорсинга (покопийный сервис): подрядчик предоставляет «под ключ» устройства печати и все виды расходных материалов для них, а также самостоятельно развёртывает всю печатную инфраструктуру (от установки принтеров и специализированного ПО до настройки драйверов на локальных компьютерах) в офисе заказчика.
Второй элемент – получение печатного оборудования в аренду. Компании уже не обязательно сразу вкладывать значительные средства в обновление печатного парка. Так бывает чаще всего, хотя заказчик может предпочесть и покупку. К тому же, часть уже имеющегося современного оборудования можно сохранить, а подрядчик интегрирует его в развёртываемую в рамках перехода на аутсорсинг систему.
Третий элемент – переход от использования настольных принтеров к концепции коридорной печати. Речь идёт о производительных многофункциональных устройствах (МФУ), расположенных в принт-руме или прямо в коридоре офиса на оптимальном расстоянии от большинства рабочих мест. Все детали производительных МФУ рассчитаны на гораздо большие нагрузки, чем у настольных принтеров. К тому же, стоимость обслуживания производительных МФУ также существенно ниже, чем у настольных аппаратов – замена деталей и расходных материалов для последних требуется чаще, а при выходе чего-то из строя заменять приходится целые блоки. Как следствие, стоимость «клика» на коридорных устройствах на протяжении 5 лет оказывается примерно в 2,5 раза ниже, чем на настольных принтерах. В несколько раз выше и скорость печати. Появляются дополнительные возможности – печать документов формата А3 и автоматическая двусторонняя (не всегда доступная на настольных принтерах), изготовление брошюр на скрепку формата А4 более профессионального вида с помощью специальных финишных устройств и удобное степлирование, скоростное двустороннее сканирование документов для систем документооборота и пр. И даже расход электроэнергии, связанный с печатью, существенно снижается – ведь общее количество принтеров в компании обычно сокращается в несколько раз.
Следует отметить, что переход на коридорную модель требует определённой политической воли руководства компании. Ведь для сотрудников это будет, как минимум, непривычно. Но, со временем, сотрудники тоже оценят новшество. Ведь в принт-руме они получат не только доступ к более производительному устройству печати, но и массу дополнительных сервисов.
Четвёртый элемент – с помощью специализированного ПО для таких устройств организуются авторизация печати и полный контроль за тем, кто, где, когда, сколько и каких страниц отпечатал. Когда сотрудник подходит к коридорному устройству, он авторизует печать отправленного им задания с помощью RFID-карты, PIN-кода или другим выбранным способом. Функционал специализированного ПО позволяет настраивать самые разнообразные сценарии контроля, вплоть до ограничений на объём или тип печати для разных сотрудников, либо даже показывать сотруднику перед каждой отправкой задания на печать, в какую сумму оно обойдётся для компании.
Прозрачная оплата и повышенная надёжность
«Но ведь вся эта махина и обилие возможностей не могут обходиться бесплатно!» – скажете вы. И будете правы! Но принцип оплаты – простой и прозрачный: заказчик платит деньги только пропорционально объёму отпечатанных документов. Подобный принцип также называется покопийным контрактом. Всё включено: от поставки оборудования и расходных материалов для него до ремонта с оговоренными в контракте сроками реагирования сервисной службы. Аутсорсинг печати обеспечивает полную прозрачность затрат и существенно упрощает бюджетирование.
Понятно, что реализация полноценного аутсорсинга невозможна без идеальной организации сервиса. Он предоставляется на всей территории Казахстана специалистами Konica Minolta или уполномоченных партнёров.
Выше уже говорилось о том, что на первом этапе внедрения выявляются все затраты на печать, включая косвенные. А после перехода на аутсорсинг достигается полная прозрачность затрат, позволяющая точно оценить сокращение расходов. Есть и второй важный аспект – система гарантированно получается более надёжной, отказоустойчивой и безопасной. Это достигается не только за счёт надёжного сервиса с прописанными в договоре параметрами постоянной готовности оборудования и времени реагирования (поломки устраняются в оговоренные сроки, иначе подрядчик получит штраф), но и с помощью специализированного ПО, обеспечивающего контроль за печатью и предотвращение утечек конфиденциальной информации, а также защиту от кибератак. Увы, на практике значительное их количество происходит через уязвимости в офисной печатной технике, подключенной в сети.
Передовой опыт
Тенденция перехода к аутсорсингу печати актуальна и для Казахстана, что подтверждается уже реализованными проектами в ряде передовых и следующих современным трендам развития компаний. Только за последний год количество коридорных устройств печати Konica Minolta в нашей стране выросло до полутора тысяч. С 2019 по текущий год прирост количества устройств, находящихся под покопийным контрактом, составил 40%. Основная стратегия Konica Minolta на офисном рынке – проектная, поэтому компания фокусируется на секторе аутсорсинга печати. Как следствие, 80% печатающих устройств Konica Minolta поставляются в рамках «клик»-контрактов. Причём они проектировались с расчётом на то, чтобы печатать много и долго, а их совокупная стоимость владения на протяжении 3-5 лет (средняя длительность «клик»-контрактов) была наиболее конкурентоспособной.