Специалистами Государственного учреждения «Государственный архив города Астаны» совместно с экспертами Konica Minolta Business Solutions Kazakhstan успешно реализован проект по автоматизации обработки документов на основе современных цифровых технологий. Его суть – внедрение интеллектуальной обработки документов архива с использованием технологий искусственного интеллекта (AI), оптического распознавания текста (OCR) и программных роботов (RPA).
В рамках проекта были решены следующие задачи:
- Автоматическая классификация документов Архива по видам: приказы, постановления, решения.
- Извлечение значимых данных: номера и даты документа, основания, ФИО, адреса.
- Автоматизация загрузки данных в информационную систему «Единый электронный архив документов» (ИС «ЕЭАД») с использованием программных роботов на базе казахстанской платформы Python RPA.
- Автоматическое создание карточек документов в информационной системе ИС «ЕЭАД» и загрузка отсканированных копий документов.
В результате реализации проекта была значительно повышена эффективность работы сотрудников Архива. По некоторым из процессов достигнут рост производительности в десятки раз.
Директор Государственного архива города Астаны Туребеков Берик Жолмуханович прокомментировал результаты проекта: «Konica Minolta привнесла свою многолетнюю экспертизу и позволила нам увидеть новые возможности в области обработки данных. Автоматизация наших процессов, связанных с обработкой документов, привела к улучшению операционной эффективности работы сотрудников Архива, сокращению объёма ручной работы и оптимизации процессов. Эксперты Konica Minolta продемонстрировали впечатляющий уровень экспертизы и внимательное отношение к задачам проекта. Мы совместно представим результаты проекта на Международном форуме архивистов Astana Archive Fest, посвящённом 25-летию принятию Закона “О Национальном архивном фонде и архивах” и 25-летию празднования столицы Республики Казахстан».
Со стороны Konica Minolta проект прокомментировал директор по продажам
Konica Minolta Business Solutions Kazakhstan Кирилл Чеханков: «В этом проекте мы старались по максимуму использовать современные технологии для ускорения процессов архивного делопроизводства: разработали и обучили нейронную сеть для классификации документов и поиска в них значимых данных. Результаты работы нейронной сети передавались в систему распознавания символов (как машинопечатных, так и рукописных), что позволило автоматизировать процесс извлечения и загрузки данных, а также предоставить заказчику возможности использования быстрого поиска по содержимому документов. Использование казахстанской платформы Python RPA позволило нам в кратчайшие сроки реализовать проект интеграции с автоматизированной информационной системой “Государственный архив Астаны”, используемую в стенах государственного архива, а также с информационной системой “Единый электронный архив документов”, которая является национальным стандартом Республики Казахстан. Примечательно, что подобную интеграцию мы реализовали без использования программного кода».
Ознакомиться с результатами проекта и задать вопросы его участникам можно будет на Международном форуме архивистов Astana Archive Fest, который состоится 7-8 декабря в Дворце мира и согласия по адресу: г. Астана, проспект Тауелсиздик, д. 57.